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Freiberuflichkeit: Als Freelancer richtig gründen

Sie sind Künstler, Publizist, Ingenieur oder Arzt und wären gern Ihr eigener Chef? Dann können Sie relativ unkompliziert in die Selbstständigkeit starten – als Freiberufler. Das Besondere daran: Sie müssen kein Gewerbe anmelden und zahlen auch keine Gewerbesteuer. Einige Fallen lauern bei der Gründung aber trotzdem. Hier erfahren Sie, welche – und wie Sie sie geschickt umgehen.
Author Autor: Redaktion Deutsche Anwaltshotline AG / 07.06.2018
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Die wichtigsten Schritte zur Freiberuflichkeit:

1. Unternehmensgründung beim Finanzamt anmelden

2. Gegebenenfalls Mitglied bei der zuständigen Kammer, dem Versorgungswerk und der Betriebsgenossenschaft werden.

3. Krankenversicherung abschließen und Haftungsrisiken durch Absicherung minimieren.

4. Gegebenenfalls Gründungszuschuss oder Einstiegsgeld beantragen.

5. Steuerlast berechnen und Rücklagen bilden.

6. Gegen Scheinselbstständigkeit absichern.

Freiberufler oder Gewerbetreibender?

Ob Sie ein Gewerbe anmelden müssen oder als Freiberufler in die Selbstständigkeit starten können, hängt davon ab, in welchem Beruf beziehungsweise mit welcher Tätigkeit Sie sich selbstständig machen wollen. Die sogenannten Katalogberufe, also die, die Sie freiberuflich ausüben können, sind in § 18 des Einkommenssteuergesetzes (EStG) aufgeführt. Im Gesetz heißt es: „Zu der freiberuflichen Tätigkeit gehören die selbstständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit […].“ Es folgt eine lange Liste einzelner Berufe. Unter anderem fallen Ärzte, Anwälte, Notare, Ingenieure, Architekten, aber auch Lotsen, Übersetzer oder Journalisten demnach unter die Freiberuflichkeit. Aber so konkret, wie das im ersten Moment klingt, ist es nicht, denn im Gesetz heißt es nach der Aufzählung einzelner Berufe auch: „ […] und ähnlicher Berufe.“

Welche das genau sind, definiert der Gesetzgeber aber nicht. Das kann er auch nicht, denn die Arbeitswelt ändert sich sehr viel schneller als ein Gesetzgebungsverfahren das abbilden kann. Mit der offenen Formulierung gesteht das Gesetz den Behörden Flexibilität bei der Prüfung des Einzelfalls zu. So können auch Berufe, die es vor fünf Jahren vielleicht noch gar nicht gab, die Freiberuflichkeit erlauben. Geprüft wird das stets vom zuständen Finanzamt, wenn Sie dort die Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit anmelden.

Die ersten Schritte in die Freiberuflichkeit: Finanzamt, Kammer, Versorgungswerk und Berufsgenossenschaft

Wollen Sie sich als Freiberufler selbstständig machen, führt Ihr erster Gang zum Finanzamt. Hier fordern Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an und füllen ihn aus. Das müssen Sie innerhalb der ersten vier Wochen Ihrer Freiberuflichkeit erledigen. Sobald Sie den Fragebogen abgegeben haben, sind Sie als selbstständiger Freiberufler angemeldet.

Aber Achtung: Erst danach kann das Finanzamt Ihre Anmeldung prüfen. Das bedeutet auch, dass die Sachbearbeiter erst jetzt einschätzen, ob Sie wirklich als Freiberufler tätig sein dürfen. Das Finanzamt kann Ihnen auch später noch mitteilen, dass Ihre selbstständige Tätigkeit nach Steuerrecht ein Gewerbebetrieb ist. In diesem Fall müssen Sie Ihr Unternehmen umgehend beim Gewerbeamt anmelden und gegebenenfalls im Handelsregister eintragen lassen.

Praxistipp: Die Anmeldung beim Finanzamt sowie die steuerliche Vertretung während der Selbstständigkeit kann auch ein Steuerberater übernehmen. Das kostet Geld, spart aber Zeit und Nerven, wenn Sie selbst sich mit den Steuervorschriften für Freiberufler nicht auskennen – und auch keine Lust haben, sich damit intensiver auseinanderzusetzen.

Die nächsten Schritte sind abhängig von der Art Ihrer Freiberuflichkeit, dem Beruf und der Branche, in der Sie tätig werden. Sie sind unter Umständen verpflichtet, Ihr Unternehmen in einer Berufsgenossenschaft (BG) anzumelden. Die BGs sind die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung. Sie treten also – auch finanziell – ein, wenn es um Arbeitsunfälle etc. geht. Unternehmer und Freiberufler selbst sind in der Regel nicht verpflichtet, sich in der BG zu versichern. Sie können das aber tun. Doch es gibt Ausnahmen für einige Berufe – etwa in der Landwirtschaft – für die eine gesetzliche Pflichtversicherung besteht. Um sicher zu gehen, sollten Sie Ihre Unternehmensgründung in jedem Fall bei der BG anzeigen, die für Sie zuständig ist. Welche das ist, können Sie bei der Deutschen gesetzlichen Unfallversicherung (https://www.dguv.de/de/index.jsp) herausfinden. Wichtig: Die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft muss spätestens eine Woche nach der Gründung des Unternehmens erfolgen.

Manche Freiberufler sind in sogenannten Kammerberufen tätig. Das sind Berufe, die Sie nur ausüben dürfen, wenn Sie einer Berufskammer angehören. Ärzte und Rechtsanwälte zum Beispiel dürfen nur selbstständig tätig werden, wenn sie Mitglied in der Ärzte- oder Rechtsanwaltskammer sind. Unterliegen Sie der Kammerpflicht, gelten für Sie unter Umständen auch besondere Regeln – zum Beispiel wenn es darum geht, ob und wie Sie für Ihre Dienstleistung werben dürfen. Verstöße dagegen können empfindliche Strafen nach sich ziehen.

Für einige Berufe gelten auch besondere Vorschriften, wenn es um die Altersvorsorge geht. So sind Sie zum Beispiel als Mitglied einer Berufskammer auch verpflichtet, in das entsprechende berufsständische Versorgungswerk einzutreten. Das funktioniert ähnlich wie die gesetzliche Rentenversicherung, in die Sie als Unternehmer ja in den meisten Fällen nicht einzahlen. Ob Sie verpflichtet sind, sich in einem Versorgungswerk abzusichern oder ob es für Ihren Beruf eine Möglichkeit der freiwilligen Absicherung über das Versorgungswerk gibt, erfahren Sie zum Beispiel bei Berufsverbänden oder den Kammern selbst.

Krankenversicherungspflicht: Künstlersozialkasse, Privatpatient oder freiwillig gesetzlich versichert?

In Deutschland herrscht Krankenversicherungspflicht und die gilt auch für Selbstständige. Das bedeutet konkret: Sie dürfen nicht nicht versichert sein. Deshalb können Sie auch nicht einfach so aus Ihrer Krankenversicherung austreten, Sie können nur zu einer anderen oder in einen neuen Tarif wechseln. Als Freiberufler sind Sie allerdings in aller Regel nicht mehr gesetzlich pflichtversichert, sondern müssen sich entweder privat oder in der gesetzlichen Krankenkasse freiwillig krankenversichern. Ihre Beiträge richten sich dann auch nach der Höhe Ihres Einkommens und können mehrere hundert Euro pro Monat betragen. Das sollten Sie schon bei der Gründung einkalkulieren.

Eine Ausnahme gibt es für Künstler und Publizisten: Sie sind weiter gesetzlich pflichtversichert – nämlich in der Künstlersozialkasse (KSK). Dabei tritt die KSK quasi wie ein Arbeitgeber bei Angestellten auf – jedenfalls soweit es das Sozialversicherungssystem betrifft. Als freiberuflich tätiger Künstler oder Publizist zahlen Sie nur 50 Prozent der Beiträge zur Kranken-, aber auch zur gesetzlichen Renten- und zur Pflegeversicherung. Die andere Hälfte übernimmt der Staat, vertreten durch die KSK. Das System ist kompliziert. Der wichtigste Punkt aber, in dem sich viele betroffene Freiberufler irren, ist der folgende: Sie können nicht wählen, ob Sie in der Künstlersozialkasse versichert werden wollen oder nicht. Erfüllen Sie die Voraussetzungen, sind Sie vielmehr dazu verpflichtet. Ob Sie versicherungspflichtig in der KSK sind und wie Sie sich anmelden können, erfragen Sie am besten direkt bei der Künstlersozialkasse .

Haftung und Risiken: Von Anfang an richtig absichern

Als Freiberufler haften Sie während Ihrer Tätigkeit mit Ihrem Privatvermögen. Im schlimmsten Fall bedeutet das: Wenn Sie Insolvenz anmelden müssen, aber noch große Außenstände haben – zum Beispiel weil Sie die Geschäftsausstattung für Ihr Unternehmen noch nicht abbezahlt haben – können die Gläubiger auch Ihr privates Vermögen beanspruchen. Dabei gibt es Grenzwerte, trotzdem bedeutet das, dass im Zweifel nicht nur Ihre Selbstständigkeit gescheitert ist, sondern Sie in eine existenzbedrohende Lage kommen.

Das gilt übrigens auch, wenn Sie während Ihrer Freiberuflichkeit Schäden anrichten. Stellen Sie sich vor, Sie sind bei einem potenziellen Kunden. Der hat in seinem Büro eine unbezahlbare chinesische Vase stehen, die Sie versehentlich umstoßen. Sind Sie jetzt nicht abgesichert, müssen Sie auch diesen Schaden aus eigener Tasche bezahlen.

Deshalb sollten Sie sich möglichst frühzeitig beraten lassen, um zu klären, welche Vermögens- und Haftungsrisiken Ihre geplante Freiberuflichkeit mit sich bringt. Das kann von Beruf zu Beruf nämlich sehr unterschiedlich sein. Gerade Haftpflichtversicherungen für den Beruf sind teilweise relativ teuer, weshalb viele Freiberufler den Abschluss einer solchen Versicherung aufschieben, „bis das Geschäft mehr abwirft“. Das kann sich allerdings als teurer Fehler erweisen, denn wenn Sie noch keine großen Gewinne erwirtschaften, können Sie sich teure Schadensforderungen – zum Beispiel wegen der zerbrochenen Vase, aber auch wegen eines Fehlers, den Sie bei Ihrer Arbeit gemacht haben – erst recht nicht leisten. Holen Sie sich also rechtzeitig Angebote von Versicherungen ein und lassen Sie diese fachkundig prüfen. Erst dann können Sie sich angemessen absichern und in Ruhe Ihr Geschäft aufbauen.

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Übrigens, als Freiberufler sind Sie auch nicht abgesichert, wenn die Selbstständigkeit doch nicht so gut läuft und Sie irgendwann (wieder) arbeitslos werden. Weil Sie nicht sozialversicherungspflichtig beschäftigt waren, hätten Sie in diesem Fall auch keinen Anspruch auf Arbeitslosengeld I. Es sei denn, Sie haben sich privat abgesichert. Das ist zum Beispiel über die freiwillige Arbeitslosenversicherung möglich. Korrekt heißt diese „Versicherungspflichtverhältnis auf Antrag“ und muss bei der Agentur für Arbeit beantragt werden.

Wichtig: Nur wer vorher 12 Monate sozialversicherungspflichtig beschäftigt war oder Arbeitslosengeld bezog, kann den Antrag stellen. Und: Sie müssen das in den ersten drei Monaten Ihrer Selbstständigkeit erledigen. Später können Sie die freiwillige Arbeitslosenversicherung nicht mehr abschließen. Mit fast 100 Euro im Monat ist sie auch nicht ganz billig. Es kann sich unter Umständen lohnen, durchzurechnen, ob eine andere Vorsorge nicht günstiger ist und am Ende mehr bringt. Um zu vergleichen, können Sie ausführliche Informationen über die freiwillige Arbeitslosenversicherung bei der für Sie zuständigen Arbeitsagentur anfordern.

Gründungszuschuss: Starthilfe für die Freiberuflichkeit?

Auch als Freiberufler können Sie unter bestimmten Umständen Gründungszuschuss bei der Agentur für Arbeit beantragen. Das ist allerdings mit Aufwand verbunden.

Wer kann Gründungszuschuss beantragen?

Anspruch auf Gründungszuschuss von der Agentur für Arbeit haben Sie nur dann, wenn Sie dort aktuell auch Leistungen beziehen, also Arbeitslosengeld bekommen. Aber Achtung, verpassen Sie den richtigen Zeitpunkt für den Antrag nicht! Nur wer noch mindestens 150 Tage Anspruch auf Arbeitslosengeld I hat, kann Gründungszuschuss beantragen. Es lohnt sich also, den Antrag so früh wie möglich zu stellen.

Übrigens, auch wenn Sie aktuell nicht von der Arbeitsagentur, sondern vom Jobcenter unterstützt werden, können Sie unter Umständen eine Förderung für Ihre Gründung bekommen. Die nennt sich dann Einstiegsgeld und ist ein Zuschuss zum Arbeitslosengeld II. Einstiegsgeld können Sie bekommen, wenn Sie eine selbstständige oder eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung aufnehmen.

Wie beantrage ich Gründungszuschuss oder Einstiegsgeld?

Der wichtigste Tipp vorweg: Fangen Sie rechtzeitig an, sich auf den Antrag vorzubereiten, denn die geforderten Dokumente und Unterlagen sind umfangreich. Sie anzufertigen, kostet teilweise sehr viel Zeit. Sie brauchen:

Einen Businessplan: Im Businessplan zeigen Sie auf, wie Sie mit Ihrer Geschäftsidee in den nächsten Jahren Geld verdienen und Ihren Lebensunterhalt bestreiten wollen. Er muss nachvollziehbar und realistisch sein, aber eben auch die Erfolgsaussichten glaubhaft machen. Denn gefördert wird nur, was auch eine Chance bietet, Sie dauerhaft aus der Arbeitslosigkeit zu holen.

Die Stellungnahme einer fachkundigen Stelle: Industrie- und Handelskammern, Handwerkskammern, Berufsverbände, Unternehmensberatungen oder Banken fertigen für Sie eine sogenannte Tragfähigkeitsprüfung an. Damit bestätigen diese Stellen der Agentur für Arbeit beziehungsweise dem Jobcenter, dass Sie die fachliche Qualifikation und ein erfolgversprechendes Geschäftskonzept haben.

Den Nachweis von Kenntnissen für die selbstständige Arbeit: Dass Sie wissen, was es bedeutet, selbstständig zu arbeiten, weisen Sie mit der Teilnahme an einem Existenzgründerseminar nach. Das bieten private Anbieter an, aber auch die Industrie- und Handels- und die Handwerkskammern. Erkundigen Sie sich im Vorfeld bei der Agentur für Arbeit oder dem Jobcenter, welche Seminaranbieter sie anerkennen!

Die Anmeldebescheinigung der selbstständigen Tätigkeit: Gründen Sie ein Gewerbe (etwa, weil Sie eine Weinhandlung eröffnen oder als Handwerker selbstständig arbeiten), brauchen Sie die Anmeldebestätigung vom Gewerbeamt. Als Freiberufler bekommen Sie eine entsprechende Bestätigung für die Gründung direkt vom Finanzamt.

Ob Gründungszuschuss und Einstiegsgeld gewährt werden, liegt im Ermessen der Sachbearbeiter bei der Arbeitsagentur und dem Jobcenter. Sie müssen also überzeugend darlegen können, warum die Selbstständigkeit für Sie der beste Weg aus der Arbeitslosigkeit ist. Bereiten Sie sich gut auf den Antrag vor und lassen Sie sich bei Unsicherheiten – zum Beispiel beim Businessplan – am besten bereits im Vorfeld beraten. Das übernehmen zeitlich und örtlich unabhängig auch jederzeit die selbstständigen Kooperationsanwälte der Deutschen Anwaltshotline.

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Alles Steuer oder was: Was Sie als Freiberufler wissen müssen

Im Vergleich zu Gewerbetreibenden haben Sie es als Freiberufler in Sachen Steuern leichter: Sie zahlen lediglich Einkommens- und Umsatzsteuer, wobei Sie sich von letzterer über die Kleinunternehmerregelung auch befreien lassen können, wenn Sie nur wenig Gewinn erwirtschaften. Die Gewerbesteuer wird für Sie nicht fällig.

Wichtig ist allerdings: Wie viel Steuern Sie zahlen müssen, legt das Finanzamt fest, indem es Ihr Einkommen zugrunde legt. Sie müssen dann am Anfang monatlich, später quartalsweise Einkommenssteuer vorauszahlen, die am Ende in der Jahressteuererklärung mit verrechnet werden. Im ersten Jahr Ihrer Freiberuflichkeit kann das Finanzamt aber noch nicht wissen, wie viel Sie erwirtschaften werden. Deshalb kommt es vor, dass Sie im ersten Jahr noch keine Zahlungsaufforderung für die Vorauszahlungen bekommen. Klingt zunächst prima, kann aber dafür sorgen, dass Sie Ihr Unternehmen schon im zweiten wieder schließen müssen – dann nämlich, wenn das Finanzamt die Einkommenssteuer für das erste Jahr als Gesamtsumme von Ihnen fordert und Sie keine entsprechenden Rücklagen gebildet haben. Lassen Sie sich also von einem Steuerberater oder einem Anwalt, der auf Steuerrecht spezialisiert ist, beraten und legen Sie monatlich eine feste Summe für das Finanzamt zurück – auch wenn das Amt die Hand noch nicht offiziell aufhält.

Übrigens, als Freiberufler müssen Sie nie eine Bilanz erstellen. Für die Buchhaltung genügt eine sogenannte Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, können Sie die Erstellung der EÜR oder auch die komplette Buchhaltung inklusive der Abwicklung der Steuervorauszahlungen auslagern. Steuerbüros oder auf Buchhaltung spezialisierte Freiberufler übernehmen diese Aufgaben dann gegen Bezahlung für Sie und halten dabei auch die rechtlichen Regelungen und Fristen im Blick. Allerdings sollten Sie gut durchrechnen, ob sich diese Investition wirklich lohnt.

Scheinselbstständig? So sichern Sie sich ab.

Die Scheinselbstständigkeit ist ein Risiko, allerdings weniger für Sie als vielmehr für Ihren Auftraggeber. In diesem Fall gehen die Sozialversicherungsträger davon aus, dass Sie nur zum Schein als freier Mitarbeiter tätig sind, aber eigentlich wie ein Arbeitnehmer behandelt werden. Und für einen Arbeitnehmer muss der Arbeitgeber Sozialversicherungsabgaben abführen. Ergibt eine Prüfung also eine Scheinselbstständigkeit, wird es teuer für Ihren Auftraggeber, denn der muss gegebenenfalls Sozialversicherungsbeiträge für Sie nachzahlen, als wären Sie fest bei ihm angestellt gewesen – und das für mehrere Jahre. Zusätzlich werden empfindliche Bußgelder fällig.

Wenn Sie Arbeitgeber sind und regelmäßig freie Mitarbeiter oder Honorarkräfte beschäftigen, finden Sie hier ausführliche Informationen zur Scheinselbstständigkeit für Arbeitgeber: Scheinselbstständigkeit: Wie Sie als Arbeitgeber teure Bußgeldverfahren vermeiden

Häufig heißt es, wer nur für einen Arbeitgeber tätig ist, sei scheinselbstständig. Das ist allerdings Unsinn. Die Abhängigkeit von nur einem Kunden kann ein Indiz sein. Allein wird das aber nie als Beweis für eine Scheinselbstständigkeit reichen. Vielmehr gibt es eine ganze Reihe von Kriterien, die auf eine Scheinselbstständigkeit hindeuten können:

Diese Liste ist nicht abschließend und vor allem ist sie nicht verbindlich. Denn auch wenn all diese Punkte auf Sie zutreffen, kann es sein, dass in Ihrem Fall dennoch eine rechtlich korrekte Selbstständigkeit vorliegt. Jeder Einzelfall liegt in den Details ein bisschen anders, weshalb auch die Ergebnisse einer Überprüfung immer anders ausfallen können. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, lassen Sie Ihr Arbeitsverhältnis juristisch prüfen. Über die Telefon- und E-Mail-Beratung durch die selbstständigen Kooperationsanwälte der Deutschen Anwaltshotline geht das kostengünstig und rund um die Uhr.

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