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Aufbewahrungsfristen

Stand: 08.01.2014

Jeder kennt das: In den Regalen stapeln sich die Ordner, und die Ordner platzen fast vor Unterlagen. Doch ab wann darf man die Unterlagen entsorgen, und welche Aufbewahrungsfristen gelten?

Regelungen zu Aufbewahrungsfristen befinden sich in verschiedenen Gesetzen, beispielsweise dem Handelsgesetzbuch (HGB), in der Abgabenordnung (AO) oder dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB).

Insbesondere im Steuerrecht ist bestimmt, dass die Bücher, Rechnungen und Überweisungskopien eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden müssen. Normalerweise beträgt die Aufbewahrungsfrist für derartige Unterlagen für Unternehmer 10 Jahre, § 147 AO. Die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht geht über die Pflicht nach dem HGB hinaus.

Doch Vorsicht: Eine zu frühe Entsorgung kann kostbare Beweismittel vernichten, die man später noch mal braucht.Insbesondere ist hier an eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen zu denken, wenn Unterlagen fehlen. Die Beweislast verändert sich nicht nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, so dass eine längere Aufbewahrung immer sinnvoll sein kann.

Aber nicht nur steuerlich ist es sinnvoll Unterlagen aufzubewahren, denn auch zivilrechtlich muss man sich gut überlegen, wann man Unterlagen entsorgt, denn eine Rechnung kann ein wichtiges Beweismittel sein wenn es z.B. um Mängel geht.

Rechnungen von Handwerkern sollte man schon wegen der Gewährleistung mindestens 5 Jahre aufbewahren, bei Kaufverträgen sollte die Rechnung mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden. Immer jedoch mindestens bis zum Ende einer ggf. vom Hersteller oder Verkäufer gewährten Garantie.

Da hier einige Fallen lauern, kann es nicht falsch sein, sich wegen der Einzelheiten telefonisch an einen Anwalt zu wenden und diese Fragen mit ihm abzuklären, bevor man mit dem großen Frühjahrsputz beginnt.


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